Outlook Power Automate

受信したメールに添付ファイルがなかった場合に自動で返信する 回答する


#RPA #自動化 #PowerAutomate #自動返信 #働き方改革

取引先から毎日5時過ぎに定型化された報告メールが届くのですが、たまに若手社員が作業しているのか添付されているはずのファイルが添付されていないときがあります。忘れてしまうのでしょう。

もちろん、取引先のプロセスを変えられれば最高ですが、なかなかそうは出来ないケースもあるかと思います。

そこで、メールの差出人と件名は毎回同じですので、添付ファイルが付いていなかったときに自動で返信するなど、こちら側で出来る自動化できないか検討してます。

ご教示お願いします。

Aka 2021.04.26 16:45:33 (2021.04.26 16:48:48 更新) 162

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回答 1


Power Automateを使えば簡単に実装できます。

Power Automateにアクセスする

https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/

マイフローを作成する

左側にある作成メニューをクリックし、「空白から開始」の中から「自動化したクラウドフロー」をクリック。

自動化するフロー名を決め、フローのトリガーを選択します。トリガーとは、どのアクションが発生したときに、このフローを開始するのか、ということを意味します。

今回は、「新しいメールが届いたとき」を選択すればOKです。

条件の追加

メールが届いた後、添付ファイルの有無を確認する条件を追加する必要がありますので、「コントロール」の中から「条件」を選択します。

すると、下の画面に移ります。

条件を追加していきます。

  • 差出人:取引先のメールアドレス
  • 件名:毎日同じ件名で送られてきている場合は、その件名を入力。今回は仮に「本日のレポート」としました。
  • 添付ファイルあり:true

「添付ファイルあり」に対しては、式で値を選択する必要があり、今回は「true」と入力し、Enterを押します。

条件分岐後の制御

添付ファイルありの場合は、「はいの場合」へ、添付ファイルなしの場合は、「いいえの場合」へ進みます。

メッセージIDには、メッセージIDを選択、本文にはそれぞれ取引先に返信したいメールの内容を記入します。全員に返信したい場合は、「はい」を選択、送信者のみに返信したいは「いいえ」を選択します。

「保存」し、「手動」でフローのテストしてみます。

「テスト」を選択すると、テストメールを待っている状態に移りますので、Gmailからテストメールを送信します。

フローのテスト

まずは、添付ファイルなしの場合。Gmailを使って、添付ファイルなしのテストメールを送ってみます。

条件分岐では、「いいえの場合」を通っていることが分かります。緑のチェックマークが付いています。

そして、数秒後にGmailにも、返信メールが届きます。

次に、添付ファイルありの場合。同様に、Gmailより添付ファイルありのテストメールを送ってみます。

すると、今度は、「はいの場合」の条件を通過していることが分かります。

そして、Gmailにも、添付ファイルありの場合の返信が届きます。

もちろん、条件や本文を追加することはできますので、色々と試してみてください!

Jetsetter 2021.05.08 17:31:48 (2021.05.08 17:53:15 更新)

Aka 2021.06.15 10:12:43
完璧に実装できました!これで私が毎回確認して、添付ファイルがなかったときにイライラすることもなくなりました(笑)ありがとうございます!

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