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ドロップダウンの選択項目を自動的に増減させる方法


#ドロップダウンリスト #時短テク #データの入力規則 #テーブル設定

他部署の方々などにデータ入力をお願いする場合、好き勝手に入力されるのを防ぐために「データの入力規則」からドロップダウンリストを指定し、その中から選択してもらう作業があるとします。

基本(ドロップダウンリストの設定)

ここでは、旅行会社で働くスタッフが、顧客名の横に渡航先を入力する作業があるとします。その渡航先を、E列の渡航可能な国リストから選択する場合を考えます。

入力を制限したいエリアを選択してから、「データ」タブより、「データの入力規制」をクリックします。

「入力値の種類」から「リスト」を選択し、「元の値」に渡航可能な国リストの範囲を入力します(E2:E7)。

そうすると、以下のようにドロップダウンメニューが完成します。

ここで、渡航可能な国リストに新たに国名を追加しただけでは、ドロップダウンメニューはリストの指定範囲が違うので自動的には追加されません。よって、再度範囲を指定し直す必要があり、手間が発生します。これを自動的に増減させるようにしようというのが今回のノートの本題です。

応用編(ドロップダウンリストを範囲を変化させる)

実は、ドロップダウンリストの元データをテーブルとして扱うことで簡単に実装することができます。

準備1:テーブルに変換

まずは、ドロップダウンリストの元データをテーブルに変換します。

元データを範囲選択し、「挿入」タブより、「テーブル」を選択します。

「テーブルの作成」に、テーブルを範囲指定します。今回の例では、「$E$1:$E$7」となります。

完了です。「テーブルデザイン」より気に入るデザインを選択しましょう。

準備2:名前の定義

「テーブル名」に名前を指定します。今回は、「渡航可能な国リスト」としました。

次に、テーブルの要素(シンガポールからオーストラリア)までを選択し、名前を指定します。今回は「国名」としました。

結果

データ入力規則を再設定してあげます。

データの入力規則を開き、元の値の欄でクリックをし、文字カーソルを入れた状態で、「F3」キーを押します。そうすると、先程指定したテーブルが表示されるので、「国名」を選択、OKを押します。

これで、準備は整いました。

それでは、肝心の「渡航可能な国リスト」に追加した場合を検証してみましょう。

「マレーシア」と追加します。

そうすると、渡航先の選択肢の中に、自動的に「マレーシア」が追加されていることが分かります!

最高ですね、これで国名を追加する度に、入力規則を再設定する手間が省けるようになります。

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