Excel

条件付き書式を使って個人のタスク管理する タスクの進捗状況を見やすく管理する方法


今回は、エクセルの条件付き書式を使って個人のタスクを管理する方法を紹介します。この記事自体は非常にシンプルですが、今後チームでタスクを管理する方法、入力規則を用いる方法、ガントチャートを自動的に調整できる方法などを紹介していきます。



本記事の対象

  • エクセルを使って自分のタスクを見やすく管理したい方



目次

1. タスク管理とは?
2. 個人でタスク管理をする方法



1. タスク管理とは?

ビジネスにおいて、タスクを効率的に管理することは永遠のテーマです。その対象は、個人で管理するものからチーム全体で管理するものまで様々です。そのいずれにおいても重要になってくるのは、タスクの可視化をすること、またそれが誰が見ても分かりやすく、アクションが取れる状態でなければなりません。このコラムでは、エクセルを使って素早く、見やすく、タスクを管理する方法を紹介します。


2. 個人でタスク管理をする方法

個人でタスクを管理する場合は、To-Do リストに近いものがあります。タスクの内容、期限、進捗状況を記載すれば最低限の管理が可能です。

まず、以下のようにAからDまでの4列にヘッダーを(見出し)を指定します。

(1) タスク番号
(2) タスク内容
(3) 期限
(4) 進捗状況

Screen Shot 2020-03-23 at 10.45.10.png


このままでも結構ですが、少し見やすく工夫をしてみます。タスクを管理する上で最も重要なのは、ひと目でタスクの 進捗状況を把握する ことです。それを可能にするために、 条件付き書式 を使用します。

条件付き書式のメニューより、セルの強調表示ルールにマウスのカーソルを合わせ、文字列を選択します。

スクリーンショット 2020-03-24 8.09.35.png

進捗状況を3つのステータス (1) 未着手、(2) 進行中、(3) 完了 で管理する場合、これらの文字列を条件付き書式で設定します。例えば、未着手は赤文字、進行中は黄色、完了は青色などのように指定します。

文字列に「完了」を記入し、「濃い緑の文字、緑の背景」を選択します。(違う記事でデータの入力規則を使った方法を紹介します)。

スクリーンショット 2020-03-24 8.10.51.png


そうすると完了ステータスの部分が自動的に緑に変わっているのが確認できます。

スクリーンショット 2020-03-24 8.11.46.png


文字列に「進行中」を記入し、「濃い黄色の文字、黄色の背景」を選択します。

スクリーンショット 2020-03-24 8.12.07.png


文字列に「未着手」を記入し、「濃い赤の文字、明るい赤色の背景」を選択します。

スクリーンショット 2020-03-24 8.17.08.png


これを信号のように色分けすることによって、より一目で進捗状況を確認することができます。


この他にもチームでタスク管理をする方法、入力規則を用いる方法、プロジェクト管理等で良く使うガントチャートを簡単に作成する方法などを投稿していきます。

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